Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: augustus 2026
1. Inleiding
Dit Privacybeleid legt uit hoe Virtuele Beleving VOF persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt wanneer je Polyplan gebruikt.
Polyplan hecht veel belang aan de bescherming van je privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
Door Polyplan te gebruiken, ga je akkoord met de praktijken die in dit Privacybeleid worden beschreven.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Virtuele Beleving VOF
Kleine Hooiweg 52
2222 Itegem, België
BTW: BE0632.606.680
E-mail: info@virtuelebeleving.be
Website: https://polyplan.be
3. Welke persoonsgegevens we verzamelen
Wanneer je Polyplan gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verzamelen en verwerken:
Accountgegevens
- Volledige naam
- E-mailadres
- Bedrijfsnaam
Technische gegevens
- IP-adres
- Browsertype
- Apparaatinformatie
- Gebruikslogs
- Tijdstippen van toegang
Projectgegevens
- Gegevens van bouwkavels
- Projectinstellingen
- Visualisatie-instellingen
- Projectbestanden die door de gebruiker zijn geüpload
4. Waarom we je gegevens verwerken
We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Dienstverlening
- Gebruikersaccounts aanmaken en beheren
- Toegang tot Polyplan verlenen
- Visualisaties genereren
- De werking van het platform onderhouden
Klantenondersteuning
- Reageren op ondersteuningsvragen
- Technische problemen onderzoeken
- Communiceren over platformupdates
Beveiliging
- Misbruik en fraude opsporen
- De platforminfrastructuur beschermen
- Ongeoorloofde toegangspogingen monitoren
Wettelijke naleving
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Reageren op rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties
5. Rechtsgrond voor de verwerking
Onder de AVG verwerken we persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
Uitvoering van de overeenkomst
Verwerking die noodzakelijk is om de Polyplan-dienst te leveren.
Gerechtvaardigd belang
Verwerking die noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de dienst en stabiliteit van het platform.
Wettelijke verplichtingen
Verwerking die vereist is op grond van Belgische of Europese wetgeving.
6. Delen van gegevens
Polyplan verkoopt geen persoonsgegevens.
Polyplan deelt geen projectgegevens van klanten met derden.
Klantgegevens mogen uitsluitend worden gedeeld wanneer:
- dit wettelijk verplicht is;
- dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
- dit nodig is om de rechten en de veiligheid van Virtuele Beleving VOF te beschermen.
7. Hosting en gegevensopslag
Polyplan wordt gehost op infrastructuur die wordt geleverd door Hetzner.
Gegevens worden waar mogelijk opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.
Virtuele Beleving VOF neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt.
8. Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens van actieve klanten worden bewaard zolang het account actief blijft.
Na opzegging van het abonnement:
- kunnen account- en projectgegevens tot 12 maanden worden bewaard;
- dit maakt herstel en heractivering van het account mogelijk;
- gegevens kunnen na deze periode definitief worden verwijderd;
- bepaalde gegevens kunnen langer worden bewaard indien de wet dit vereist.
9. Gegevensbeveiliging
Virtuele Beleving VOF treft redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten:
- Veilige hostinginfrastructuur
- Toegangscontroles
- Authenticatiemechanismen
- Monitoring van verdachte activiteit
Geen enkel systeem kan volledig veilig worden gegarandeerd. Gebruikers erkennen dat internetdiensten altijd een zeker risico met zich meebrengen.
10. Je rechten onder de AVG
Onder de AVG heb je het recht op:
- Inzage — een kopie van je persoonsgegevens opvragen.
- Rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
- Wissing — verwijdering van je persoonsgegevens vragen.
- Beperking — een beperkte verwerking van je gegevens vragen.
- Overdraagbaarheid — een kopie van je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking.
Om deze rechten uit te oefenen, neem je contact op via info@virtuelebeleving.be.
11. Verwijdering van account
Gebruikers kunnen verwijdering van hun account aanvragen via info@virtuelebeleving.be.
Op dit moment is zelfbediende accountverwijdering niet beschikbaar. Verwijderingsverzoeken worden binnen een redelijke termijn behandeld, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
12. Cookies en analyse
Polyplan kan essentiële cookies gebruiken die nodig zijn voor authenticatie, beveiliging en de werking van het platform. Aanvullende informatie over cookies vind je in het Cookiebeleid.
13. Privacy van kinderen
Polyplan is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.
14. Wijzigingen in dit Privacybeleid
Virtuele Beleving VOF kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is steeds beschikbaar op https://polyplan.be.
Voortgezet gebruik van de dienst houdt aanvaarding in van het bijgewerkte Privacybeleid.
Contact
Polyplan is een product van Virtuele Beleving VOF. Voor privacygerelateerde vragen of AVG-verzoeken neem je contact op via info@virtuelebeleving.be.